4 Tố Chất Cần Có Của 1 Manager

“Là Manager thì đừng gò bó mình quá nhiều vào các dòng code. Hãy để ý nhiều hơn vào quy trình hoạt động của team và tìm hiểu làm sao để các thành viên trong team có thể làm việc với nhau tốt nhất.”

anh Nguyễn Minh Thắng – General Manager của Open Digital – để nghe anh chia sẻ về:

• Công việc thường ngày của một Manager là gì và những tố chất nào là quan trọng nhất để trở thành Manager?
• Lời khuyên anh dành cho các bạn muốn trở thành Manager trong tương lai

·         Cái này tùy vai trò, trách nhiệm của từng loại Manager. Dưới vai trò General Manager, công việc chính của anh là:

4 Tố Chất Cần Có Của 1 Manager

·         1) Kiểm tra công việc của các team, xem có khớp với mục tiêu và chiến lược của công ty không.

·         2) Xem xét các thang đo đánh giá về chất lượng và hiệu suất công việc của các team nói chung và từng thành viên nói riêng. Đồng thời xem xét các kết quả đo đạc performance, xem thành quả tới đâu, còn những hạn chế gì, và anh có thể làm gì để phát triển team cũng như cá nhân, ví dụ như kế hoạch training cho các bạn.

·         3) Kiểm tra, giám sát và xử lí tình huống. Như lúc anh triển khai quy định về việc làm thêm giờ (OT), team làm dự án Java của anh đã làm thêm giờ trong 3 ngày vì trễ tiến độ dự án do team đánh giá thấp dự án, và team đề nghị tính OT. Nhưng anh thấy nếu tính OT cho họ sẽ không công bằng với team mà cũng làm thêm giờ nhưng là do khách hàng thay đổi requirement. Cuối cùng, anh giải quyết bằng cách tính ngày nghỉ bù cho team đó.

Anh có thể kể lại những con đường anh đã trải qua để trở thành một Manager?

Để trở thành General Manager, anh cũng may mắn đi qua đa số những vị trí chính của một công ty phát triển phần mềm. Khởi điểm là Java Developer, sau đó anh làm Team Leader, Project Manager, Program Manager, Production Director. Do từng trải nghiệm qua nhiều vị trí thấp hơn nên anh hiểu được bản chất công việc của từng vị trí đó, biết được những rủi ro tiềm tàng và các lỗi thường xảy ra trong quá trình hoạt động nhóm giữa Developer, Project Manager, Business Analyst… để đưa ra biện pháp ngăn chặn, giảm thiểu tối đa rủi ro.

Ví dụ anh biết sai lầm thường gặp của Project Manager (PM) là đôi khi họ tin tưởng vào dự án team mình nhiều quá. Khi anh mới trở thành PM, anh từng trải qua một *kinh nghiệm xương máu* là trong một dự án cho khách hàng của Sing, bạn developer trong team anh nói rằng thứ hai tuần sau có thể giao sản phẩm cho khách hàng và anh tin tưởng bạn đó.

Nhưng đến trưa thứ hai các bạn vẫn chưa thể chạy thử cho anh xem. Lý do là khách hàng phản hồi vào giai đoạn cuối và các bạn developer không lường trước được, dẫn đến không hoàn thành dự án đúng hạn. Lúc đó anh rút ra kinh nghiệm là: trước khi làm dự án, phải phân tích khả năng team, môi trường dự án, yếu tố rủi ro, và theo dõi tiến độ thường xuyên, từ đó mới kết luận là dự án team mình có ổn hay không. Hiện tại anh vẫn truyền bài học này đến mọi bạn PM trong các lớp training hoặc là coaching trực tiếp trên dự án, hoặc là khi review dự án, anh nêu bài học này ra để các bạn PM suy ngẫm và ứng dụng trong công việc.

Anh có lời khuyên nào dành cho các bạn muốn trở thành Manager không ạ?

Trong quá trình phát triển bản thân mình thì có một số thứ anh hay làm và anh nghĩ là nó đã giúp anh rất nhiều trong việc trở thành anh của ngày hôm nay.

1) Anh hay quan sát mọi thứ xung quanh và học hỏi từ khi anh là Java Developer. Học hỏi ở đây không chỉ về kỹ thuật mà còn là quan sát các bạn trong team mình có gì hay về cách suy nghĩ, cách giải quyết vấn đề, về tư duy của họ thì anh học. Và anh tìm hiểu thêm vai trò, trách nhiệm của các bạn khác trong team để phối hợp tốt hơn.

2) Anh có một hình mẫu PM lý tưởng là chị là Direct Manager của anh ở Singapore. Anh thấy cách làm việc của chị ấy rất hiệu quả và được lòng người nên anh học về phong cách quản lý, cách tiếp nhận – giải quyết vấn đề, cách giao tiếp với team. Trong quá trình học, có những thứ không phù hợp với cá tính của anh thì anh điều chỉnh.

3) Khi muốn thăng tiến lên vị trí cao hơn, anh tìm hiểu vai trò trách nhiệm của vị trí đó là gì và nó cần có những kỹ năng gì, rồi anh tự học và xung phong nhận việc liên quan đến kỹ năng đó để tự rèn luyện. Khi có cơ hội nói chuyện với cấp trên, anh chứng minh khả năng của mình bằng việc kể ra những thành quả đạt được. Cấp trên có cơ sở tin tưởng và giao việc cho anh.

Điểm quan trọng nhất của 3 điều nói trên là em phải nỗ lực hàng ngày và em phải chấp nhận đau thương, trải qua nhiều khó khăn, thất bại, bởi vì NO PAIN NO GAIN.

Anh có thể kể về một thử thách mà bất cứ ai làm Manager cũng phải trải qua?

Anh nghĩ thử thách lớn nhất là áp lực công việc. Cách đây khoảng một năm, anh làm PM của một dự án lớn cho thị trường Mỹ mà trong cả tháng anh phải làm việc mà OT cực kì nhiều, hi sinh cả cuộc sống cá nhân, và cuộc sống gia đình. Dự án đó rất gấp và bản thân dự án lại có nhiều khó khăn cần giải quyết. Anh thường xuyên làm đến 3-4 giờ sáng mới về nhà, có nhiều bữa anh ngại về trễ bấm chuông phiền mọi người nên anh ngủ ngoài đường, rồi buổi sáng chạy về thay đồ rồi lại đi làm, khoảng 9-10 giờ có mặt tại công ty.

Trải qua những thử thách này, anh dần học cách sắp xếp thứ tự công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng khoa học hơn. Những việc quan trọng và gấp thì làm trước. Những dự án phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty cũng làm trước.

Ngoài ra, trước khi làm những công việc ngoài phạm vi của mình, thay vì đặt câu hỏi “mình được lợi gì từ những đóng góp thêm này” như nhiều bạn khác, thì anh hỏi mình là “làm cái này thì nó có phù hợp với career path của mình không, có giúp mình phát triển không?” Nếu tin rằng công việc này giúp phát triển career path của mình thì anh làm. Theo kinh nghiệm của anh, anh chưa bao giờ đòi hỏi công ty cái gì, nhưng công ty thường có khen thưởng và thăng tiến cho anh nhiều hơn cái anh nghĩ.

Những kỹ năng và tố chất nào là quan trọng nhất đối với một Manager ạ?

Anh tin một Manager tốt có những tố chất sau:

1) Chân thành, tôn trọng người khác và công bằng. Anh ví dụ, một việc thường ngày của anh là cân nhắc xét duyệt OT. Trong trường hợp team yêu cầu OT mà anh cảm thấy không duyệt được vì lí do như anh có kể ví dụ ở đầu bài thì anh giải thích cho team với thái độ chân thành. Không phải chỉ nói không duyệt là xong.

2) Tầm nhìn tốt. Trước tiên anh phải hiểu mục đích của công ty là gì, từ đó mới lên kế hoạch cho team mình hoạt động để hỗ trợ công ty đạt được mục đích đó. Lúc trước khi anh làm PM ở một công ty outsourcing thì tầm nhìn và sứ mệnh của công ty đó là phải làm khách hàng thỏa mãn, dự án hiệu quả, đem lại lợi nhuận tối đa. Khi đó có một khách hàng đòi thêm yêu cầu mới nhưng không chịu trả thêm tiền, vì họ bảo rằng đây là *những thay đổi trong yêu cầu ban đầu*, và nó nằm trong thỏa thuận. Anh biết khách hàng này rất lớn, mang lại nhiều tiềm năng lợi nhuận cho công ty nên để làm khách hàng hài lòng và tăng lợi nhuận lâu dài, anh đã đề nghị là làm thêm những yêu cầu của họ miễn phí. Kết quả là sau dự án đó, công ty anh nhận được thêm năm dự án lớn nữa từ khách hàng này.

3) Khả năng giao tiếp tốt, bao gồm khả năng giải thích và thuyết phục. Giao tiếp tốt nghĩa là em phải truyền đi được một thông điệp rõ ràng và nó phải mang tính thuyết phục, phải phù hợp với đối tượng tiếp nhận.

Ví dụ khi họp về tình hình hoạt động của công ty với nhóm các bạn Developer thì anh khôn dùng các chữ viết tắt khi nói về các mô hình hoặc là KPI như là CSS (critical success factor), vì các bạn Developer không hiểu và cũng không biết làm sao anh tính được. Thay vào đó, anh nói những số liệu rất cơ bản, ví dụ như tình hình sử dụng nhân sự của chúng ta trong năm vừa qua, chúng ta chỉ tận dụng được 50% nguồn nhân lực.

4) Phân tích và giải quyết vấn đề thấu đáo. Ví dụ hàng tháng anh nhận được báo cáo từ các Technical Manager. Thỉnh thoảng báo cáo đó nói là trong tháng vừa qua các bạn Developer đã được training kỹ thuật A và bạn Technical Manager nghĩ là nó có hiệu quả trong dự án nên đề nghị đào tạo sâu hơn kỹ thuật này.

Anh nghĩ là rất khó để biết rằng training đó là hiệu quả cho tương lai, trừ phi có số liệu nói vậy. Nên anh hỏi lại là “dựa trên nền tảng nào mà em bảo hiệu quả?”

Bạn Technical Manager kia trông bối rối, nên anh đã hướng dẫn bạn đó cách đo đạc hiệu quả của việc training: “hàng tháng, em đo performance của team theo tiêu chí gì? So sánh tiêu chí đó của các tháng, em thấy nó lên/ xuống ra sao?”

Anh từng mắc phải sai lầm nào và anh đã học được gì từ nó?

Khi anh làm Product Manager cho một công ty, anh thấy có nhiều điểm yếu và nhiều lỗ hổng nên anh đưa ra một loạt kế hoạch để cải thiện. Do anh sung, anh máu, nên anh triển khai các kế hoạch đó cùng một lượt. Anh đã không có đủ thời gian và sự hỗ trợ cần thiết từ cấp dưới để cải thiện toàn bộ các kế hoạch. Kết quả là đa số kế hoạch anh đưa ra không đạt hiệu quả như mong đợi.

Nói chung là anh tham làm nhiều thứ, cuối cùng anh không đủ thời gian tập trung cái gì cho đến tận cùng để đạt hiệu quả tối đa như anh muốn.

Anh rút ra bài học là mình không nên ôm đồm nhiều thứ. Khi lập kế hoạch thì cần tập trung vào chất lượng hơn số lượng. Trong một thời điểm, chỉ nên triển khai  một kế hoạch và theo nó đến tận cùng, đi sâu sát để đảm bảo chất lượng đạt được tối đa.

Anh có gợi ý quyển sách nào dành cho các bạn muốn trở thành Manager?

Để trở thành Manager, anh khuyên các bạn nên đọc và học hai quyển sách sau:

Organizational Behaviour: sách này dạy về mô hình quản lý công ty

Human Resource Management: A Concise Analysis: sách này dạy cách quản lý nhân sự

Bạn có đang định hướng sẽ trở thành Manager trong tương lai?